Aufwandsschätzung

• Während Planungsphase
• Zur Abschätzung der Gesamtdauer des Projekts
• „Bekannte Aufgaben lassen sich leichter schätzen als unbekannte“
• Sind nur Schätzungen – Ggf. falsch
• Anschließend Terminplanung und Ressourcenplanung inkl. Zuordnung zu den einzelnen Vorgängen
  • Welche Ressourcen?
  • Welche Qualifikationen?
  • Welche Sachressourcen?
  • Wie viele Ressourcen zu welcher Verfügbarkeit?

Methoden

Expertenschätzung

• Ansatz: Frage jemanden, der sich auskennt (Expert)
• Wichtig:
  • Experte sollte sich besser auskennen als man selbst
  • Mehrere Experten fragen
  • Experte sollte Teil des Projektteams sein
• Alternative: Planen zusammen mit dem Team und Ergebnisse zusammenfügen

Analogiemethoden

• Ansatz: Auf Erfahrungen zurückgreifen und für neue Schätzungen anwenden
• Tipps:
  • Geeignet für Projekte mit bekanntem Inhalt
  • Lessons learnt: Frühere Planungen/Fehler aus alten Projekten berücksichtigen

Bottom-Up: Fein -> Grob

• Ansatz: Abschätzung aller kleinen Aufgaben. Aufsummierung aller Aufgaben
  • Braucht Projektstrukturplan mit Arbeitspaketen
• Beispiel: Hausbau in kleine Schritte: Ausheben, Aufstellen von Wänden etc. Anschließend aufsummieren
• Risiko: Verzettelung – Zu viel Zeit mit der Planung der Teilschritte verschwendet

Top-Down: Grob -> Fein

• Ansatz: Gesamtaufwand in einzelne Bereiche des Projekts unterteilen und Plausibilitäten prüfen
• Wird verwendet wenn alle Aufwände schon grob bekannt sind
• Geeignet als Plausibilitätsprüfung bei vorgegebenen Aufwänden
  • Rechnung geht nicht auf -> Etwas passt nicht

Projektkosten

• Direkte Kosten: Für Ressourcen die nur für die Projektdurchführung nötig sind
  • Bsp.: Material, Externe Vertragspartner, Genehmigungen, Gehälter, Lizenzen
• Indirekte Kosten: Zur Unterstützung der Projektkosten
  • Scheingemeinkosten: Für zur Durchführung erforderliche Ressourcen
    • Bsp.: Büromittel, Miete, Steuern, Sozialleistung, Anlagen, Büromöbel
  • Echte Gemeinkosten: Für Geschäftsbetrieb
    • Bsp.: Serviceabteilung, Personalabteilung, Einkauf, Marketing, Bankgebühren

Planungsvorgang

1. Erstellung des Projektplans
2. Strukturierung der Arbeitspakete (AP)
3. Kostenschätzung pro AP für Personal, Material, Dienstleistungen
4. Erstellung des Kostenplans
   1. Kostenverlauf pro Monat

RACI-Matrix

• Welche Projektbeteiligten sind wofür verantwortlich

Bedeutung

• Responsible: Verwantwortlicher für Durchführung einer Aufgabe
  • Eine Person – kann aber weitere Personen hinzuziehen
• Accountable: Prüft korrekte Durchführung/Ergebnisse
  • Delegiert Aufgaben an „Responsible“
• Consulted: Wird zur Durchführung befragt
  • Fachexperten/Dritte, die nicht direkt an der Durchführung beteiligt sind
• Informed: Erhält Informationen über Ergebnisse
  • Kommunikation in der Regel nur einseitig

Erstellung

• Welche Aufgaben gibt es?
• Welche Rollen sind beteiligt?
• Wer ist wofür verantwortlich?

Beispiel – Gebäudebau

Vorteile

• Übersichtliche Darstellung der Beteiligten/Verantwortlichen
• Verbesserung der Kommunikation
• Klare Rollen und Verantwortlichkeiten
• Reduziert Missverständnisse
• Einfach zu erstellen

Risikomanagement

Ziele

• Minimierung von Risiken – Erhöhung der Projektsicherheit
• Flexibilität & Anpassungsfähigkeit
• Maximierung von Chancen
• Förderung proaktiver Projektkultur

Unterscheidung in positive & negative Risiken

• Positiv:
  • Geringere Gesamtkosten als geplant
  • Schnellere Erteilung von Genehmigungen
  • Verfügbarkeit von Mitarbeitern
• Negativ:
  • Budgetüberschreitung
  • Zeitplanverzögerung
  • Ressourcen-Knappheit

Bewertung der Eintrittswahrscheinlichkeit von Risiken

• • Wahrscheinlichkeit
  • Klassifizierung (Niedrig/Mittel/Hoch)(Immer/Häufig/Manchmal/Selten/Nie)
  • Reihenfolge
  • Relative Eintrittswahrscheinlichkeit

Bewältigungsstrategien

Bedrohung – negative Risiken

• Akzeptanz: Risiko akzeptieren; Gegenmaßnahmen teurer, als Risikoeintritt
• Vermeidung: Eliminierung des Risikos durch Anpassung des Projektplans
• Minderung: Reduzieren der Eintrittswahrscheinlichkeit oder der Auswirkung
• Übertragung: Abwälzen auf Dritte z.B. Versicherung

Chancen – positive Risiken

• Akzeptanz: Hinnehmen
• Verbessern: Maximieren der Wahrscheinlichkeit und Auswirkung
• Ausschöpfen: Risiko nutzen z.B. Geschäftsbeziehung mit Lieferanten
• Teilen: Mit Dritten die Chance nutzen

Herausforderungen

• Wirtschaftslage
• Neue Projekte ohne Erfahrungswerte (bzw. Informationen zur Risikoanalyse)
• Umwelteinflüsse
• Widerstand gegen Veränderung (Team/Stakeholder)
• Veränderung rechtlicher Rahmenbedingungen

Soft-Skills

Selbstmanagement – MoSCoW-Methode

• Mo – Must have: Essentielle Anforderung
• S – Should have: Nicht zwingend erfoderlich
• Co – Could have: Optional
• W – Won’t have: Wird nicht berücksichtigt

Vorteile

• Klare Priorisierung: Erleichtert Entscheidungsfindung
• Flexibilität: Ressourcen können besser verteilt werden

Nachteile

• Subjektivität: Einordnung in Kategorien je nach Position unterschiedlich –> Missverständnisse
• Überlastung von „Should have“: Zu viele S-Elemente können das Projektteam überlasten

Kreativitätsmethoden

Walt-Disney-Methode

• Betrachtung aus unterschiedlichen Perspektiven
• Kann allein oder mit mehreren durchgeführt werden
• 3 Rollen + Moderator
  • Träumer
  • Realist
  • Kritiker

Vorgehen

1. Konkrete Formulierung der Fragestellung (Problem/Ziel)
2. Teilnehmer versetzen sich in alle drei Rollen
3. Moderator notiert Ergebnisse
4. Auswertung der Ergebnisse
5. Verwertung der Ergebnisse

Maßnahmen

• Identifizieren von Träumer-Ideen, die weiterverfolgt werden sollen
• Relevante Kritik erkennen
• Erforderliche Schritte festlegen
• Liste mit Schritten und Verantwortlichen

Brainstorming

• Betrachtung aus unterschiedlichen Perspektiven
• Beliebig viele Teammitglieder + Moderator
• Regeln:
  • Gedanken freien Lauf lassen
  • Keine Kritik
  • Inspirieren lassen

Vorgehen

1. Rahmenbedingungen klären
2. Frage stellen
3. Ideen sammeln
4. Ideen ordnen
5. Ideen bewerten
6. Nachbereiten

Maßnahmen

• Relevante Ideen identifizieren
• Liste mit nächsten Schritten und Verantwortlichen

Nutzwertanalyse

• Zur Priorisierung und Entscheidung
• Optionen anhand unterschiedlicher Kriterien miteinander vergleichen
• Gewichtete Punktzahl = Wichtung * Punkte
• Option mit höchstem Ergebniswert gewinnt
• Wichtig: Keine überlappenden Kriterien wählen

Aufbau

Projektsteuerung

• Es entstehen Probleme
  • Konflikte im Team
  • Verzögerung der Lieferung
  • Unerwartete Hürden
  • Mangelnder Fortschritt
  • Änderungswünsche durch Kunde
• Während der Durchführung muss der Projektleiter (PL) Übersicht behalten
  • Lenkung des Projekts
  • Einhaltung von Terminen, Budget und Qualität
  • Projektplan als Grundlage
    • Ermöglicht Soll-Ist-Vergleich
• Aufgaben des PLs:
  • Fortschrittsüberwachung
  • Arbeitspakte beginnen/beenden
  • Ergebnisprüfung (Definition of Done festlegen)
  • Statusberichte erstellen
  • Risikoanalyse durchführen (fortlaufend)
  • Regieren auf Abweichungen
    • Alternativer Lösungsweg
    • Anpassung des Projektplans
    • Anpassung der Aufgabenstellung
    • Anpassung von Budget und Ressourcen

Statusübersicht

Statusbericht

Enthält folgende Informationen

• Grundlegende Projektinformationen
• Aktuelle Aktivitäten
• Statusbewertung (z.B. Ampel – rot, gelb, grün)
• Aktuelle Hürden
• Entscheidungsgrundlagen

Meilensteintrendanalyse

• Dient zur Prognose und Steuerung von Terminen
• Ggf. Teil des Statusberichts
• Vor Berichterstattung: Soll-Ist-Vergleich der Meilensteine

Earned Value Analyse

• Vergleich aus Kosten zum Fertigstellungsgrad
• Voraussetzung:
  • Detaillierte und realistische Kostenplanung
  • Geplante Gesamtkosten
  • Aktuelle Ist-Kosten
  • Fertigstellungsgrad Soll
  • Fertigstellungsgrad Ist
• Es wird der Fertigstellungswert (Earned Value) für Soll & Ist ermittelt
• Es können dementsprechend Kosten- und Terminabweichungen abgeleitet werden
• Formel: Earned Value = Gesamtkosten * Fertigstellungsgrad (Ist/Soll)

Erfolgreiche Meetings

Planung

• Zweck klar machen
• Teilnehmer auswählen und frühzeitig einladen
• Tagesordnung sollte in Einladung enthalten sein
• Entscheidungsgrundlage erstellen (z.B. Onepager)
• Ggf. Keyplayer separat informieren
• Nicht länger als 1h planen -> Ansonsten mehr Meetings

Durchführung

• Pünktlicher beginn
• Moderator bestimmen (Einhaltung der Tagesordnung)
• Protokoll führen
• To-Do-Liste mit weiteren Schritten erstellen
• Keine Punkte diskutieren für die die Keyplayer fehlen -> vertagen
• Pünktliches Ende

Nachbereitung

• Verteilung des Protokolls & To-Do-Liste
• Kontrolle der To-Do-Liste

Kanban

• Visualisierung der Arbeit
• Optimierung des “Flows”

Aufbau

• Kanban-Board
• Aufteilung in drei Spalten:
  • Offen: Bekannte Aufgaben, die noch zu erledigen sind
  • In Arbeit: Stellt alle Aufgaben dar, die derzeit bearbeitet werden
    • Work-In-Progress-Limit festlegen
  • Erledigt: Alle bereits abgeschlossenen Aufgaben

Ablauf

• Daily Standup: Tägliches Treffen am Kanban-Board
• Status aller „In-Arbeit“-Tasks
  • Entscheiden welche geschlossen werden können
• Welche neuen Aufgaben können begonnen werden