Was ist ein Projekt (!)

Definition

Zeitlich definiertes Vorhaben, um einmaliges Produkt zu erstellen

Magisches Dreieck

Idealerweise ausbalanciert
Projekt laufend definieren und verfeinern
Änderungen in einem Bereich führen automatisch zu Änderungen in anderen Bereichen
- Kompromisse müssen eingegangen werden

Projektlebenszyklus

Initiierung (Vorbereitung)

Anforderungen definieren
Stakeholder identifizieren
- Stakeholder: Menschen oder Institutionen, die vom Projekt betroffen sind und darauf Einfluss nehmen können
Risiken identifizieren
Kosten feststellen
Nutzen ermitteln
Formelle Genehmigung des Projekts

Planung

Projektmanagementplan erstellen
- Projektstrukturplan (PSP)
- Ablaufplan
- Meilensteinplan
- Ressourcenplan
- Risikoplan
- Kommunikationsplan

Durchführung

Abarbeitung & Überwachung der Pläne
Problemmanagement
Fortschritt überwachen
Steuerung von Änderungen

Abschluss

Umsetzung mit Anforderung vergleichen
Projektabnahme & Übergabe
Dokumentation
Verträge & Rechnungen bearbeiten

Onepager (!)

Fasst die Wichtigsten Informationen eines Projekts kompakt zusammen

Inhalt

Projektname
Projektauftrag (Projektbeschreibung): Was soll erreicht werden
Projektziele (SMART)
Rahmenbedingungen
- Budget
- Zeitvorgabe
- Mitarbeitereinsatz
- Kommunikationswege
- Phasenplan

SMART-Ziele (!)

Spezifisch: Eindeutige Definition mit allen Details
Messbar: Eindeutige Bewertung durch Erfüllungskriterien
Attraktiv: Positive Formulierung und Akzeptanz von allen
Realistisch: Erreichbare aber herausfordernde Ziele (Ressourcen & Kosten einschätzen)
Terminiert: Klare zeitliche Begrenzung, bis wann das Ziel erreicht werden soll

Bedarfsanalyse

Problem: Aufträge werden oft nur knapp formuliert -> Auftragnehmer versteht etwas anderes als der Auftraggeber eigentlich meint

Konkrete Abklärung von Wünschen, Bedürfnissen und Anforderungen
- Je später das passiert, desto kostspieliger

Wichtige Aspekte der Bedarfsanalyse

Bedürfnisse können auf allen Ebenen existieren
Wünsche sind nicht gleich Bedürfnisse
- Wünsche hinterfragen, um tatsächliche Bedürfnisse zu ermitteln
Kunden kennen/verstehen ihre tatsächlichen Bedürfnisse nicht
- Methoden zur Klärung nutzen

Methoden der Bedarfsanalyse

Nachfragen/Interview
Workshop
Soll-Ist-Vergleich
Fragebogen

Progressive Ausarbeitung

Schrittweise Entwicklung der Spezifizierung der Anforderungen durch mehr Informationen, auch während des laufenden Projekts

Lasten- & Pflichtenheft

Lastenheft (Was & Wofür)

Es wird definiert was für eine Aufgabe zu lösen ist

Alle Forderungen des Auftraggebers
Aus Anwendersicht unter Einschließung der Rahmenbedingungen formuliert
- Rahmenbedingungen sollten quantifizierbar und prüfbar sein

Inhalt

Anforderungsträger
Ablaufplan
Projektziele
Budgetrahmen
Zertifizierungen und Audits als Vorgabe

Vorteile

Gemeinsame Grundlage
Qualitätssicherung
Risikominimierung (weniger Missverständnisse)

Nachteile

Hoher Aufwand
Einschränkung der Flexibilität
Keine Standardisierung

Pflichtenheft (Wie & Womit)

Enthält Realisierungsvorhaben vom Auftragnehmer (Grundlage: Lastenheft)

Aufzählung der Anwendervorgaben
- Lösungsansätze zu den Vorgaben
Roter Faden während der Projektierung

Anforderungen

Vollständigkeit: Alle Details der Anforderungen sind zu definieren
Eindeutigkeit: Vermeidung von Missverständnissen
Testbarkeit: Überprüfbarkeit der Anforderungen (Wichtig für Abnahme)

Inhalt

Projektname
Verfasser des Pflichtenhefts
Version
Ziele
Konkrete (technische) Anforderungen
Schnittstellen
Rahmenbedingungen
Unterschrift von Auftraggeber und Projektleiter (Pflichtenheft ist rechtsverbindlich)

Projektorganisation

Stabsorganisation

Für kleine Projekte
Geschäftsführung teilt Projekt vorab mit

Nachteile

Projektleiter hat kein Weisungsrecht -> nur über Vorgesetzte möglich
Hoher Kommunikationsaufwand

Vorteile

Keine extra Strukturen
Leicht auflösbar

Autonome Organisation

Mitarbeiter verlassen Abteilung -> sind nur dem Prinzipojekt zugeteilt
Projektleiter hat Weisungsrecht
Bei hoher Dringlichkeit des Projekts
Für kritische und strategisch wichtige Projekte

Vorteile

kurze Entscheidungswege
Projektleiter hat volle Weisungsbefugnis
Ein einziger Vorgesetzter

Nachteile

Mitarbeiter fehlen in der Stammorganisation (in ihren eigenen Abteilungen)
Ressourcenausnutzung nicht optimal
Wiedereingliederung in vorherige Abteilung am Ende nötig

Matrix Organisation

Mischform aus Stabsorganisation und Autonomer Organisation
Projektleiter hat fachliche Weisungsbefugnis
Abteilungsleiter hat disziplinäre Weisungsbefugnis
Für mittelgroße Projekte

Vorteile

Keine Änderung an der Organisation
flexibler Zugriff auf Ressourcen

Nachteile

zwei Chefs (Projektleiter & Chef)
Hoher Kommunikationsaufwand

Teamzusammenstellung

5-Phasen-Modell

Forming
- Vorsichtiges Kennenlernen
- Reservierter Umgang
Storming
- Problemorientierung und Spannungen
- Gruppenbildung
Norming
- Offene Konfrontation
- Prozesse & Regeln
- Lösungsorientiert
Performing
- Hohe Leistungsfähigkeit
- Eigenständiges & konstruktives Arbeiten
Adjourning
- Auflösungsphase
- Rückführung der Mitarbeiter in Linienbetrieb

Teamrollen nach Belbin

Handlungsorientiert: Macher, Umsetzer, Perfektionist
Kommunikationsorientiert: Koordinator, Teamarbeiter, Wegbereiter
Wissensorientiert: Beobachter, Erfinder, Spezialist

Sollte eine Rolle fehlen entsteht eine Lücke, die von anderen gefüllt werden muss. Es leidet die Leistung des Teams darunter

Kommunikationsmodelle

Verständnis für den Gegenüber
Entgegenwirken von Missverständnissen durch passende Wortwahl

4-Ohren-Modell (!)

Jede Nachricht erfolgt auf vier Ebenen und kann dementsprechend unterschiedlich interpretiert werden (Bsp. Ist noch Kaffee da?)
- Sachebene: Inhalt (Ist noch Kaffee da?)
- Selbstoffenbarung: Eigene Wünsche (Ich will gerne Kaffee trinken)
- Beziehungsebene: kritische, wertschätzende Interpretation (Immer muss ich Kaffee kochen)
- Appelleben: Offene/verborgene Forderung (Du sollst Kaffee kochen)

Fünf Axiome nach Watzlawik

Beziehen sich auf Beziehungsaspekt

Man kann nicht nicht kommunizieren
Jede Kommunikation hat einen Inhalts- & Beziehungsaspekt
Kommunikation ist immer Ursache und Wirkung
Kommunikation erfolgt sowohl analog als auch digital
Kommunikation erfolgt symmetrisch oder komplementär

Johari Fenster (!)

	Mir bekannt	Mir nicht bekannt
Anderen bekannt	Öffentlicher Bereich	Blinder Fleck
Anderen nicht bekannt	Geheimer Bereich	Unbekannter Bereich

Nutzen: Zusammenarbeit wird besser, je mehr man voneinander weiß
Ziel
- Vergrößerung des öffentlichen Bereichs
- Verkleinerung des blinden Flecks
Umsetzung
- Feedback: Informationen über mich, die mir nicht bewusst sind
- Selbstoffenbarung: Durch das eigene Mitteilen schrumpft der geheime Bereich

Vorteile

Teammitglied

Unterbewusste Verhalten werden ins Bewusstsein geholt
Gezielte Kommunikation
Gezieltes Arbeiten an Schwächen/Stärken
Reduzierung der inneren Anspannung

Team

Qualität der Beziehungen verbessert sich
Gegenseitiges Verständnis
Transparenz für bestimmtes Verhalten
Team lernt sich schneller kennen

Kick-Off-Meeting

Problem: Hochmotivierte Mitarbeiter, die loslegen wollen, aber ungleiche Projektvorstellungen haben
Ziel
- Alle auf eine Linie bringen, um unnötige Kosten zu vermeiden
- Alle haben klare Vorstellung von
  - Projekt
  - Eigene Rolle
  - Nächstem Schritt
Teilnehmer:
- Projektleiter
- Team
- Teamleiter
- Auftraggeber
- Stakeholder

Projektplanungsphase

Nach Projektinitiierung
Entstehung des Projektplans
Wichtigster Schritt des Projekts
- Mögliche Fehler (erhebliche Kosten)
  - Budgetüberschreitung
  - Terminüberschreitung
  - Ressourcenknappheit / -überschuss
Teile des Projektplans
- Projektstrukturplan (PSP bzw. Work Breakdown Structure (WBS))
- Projektablaufplan (PAP): Enthält Termine und Meilensteine
- Ressourcenplan: Kapazitäten- & Kostenplan

Projektstrukturplan (PSP)

Alle Aufgaben sammeln und in Arbeitspakete zusammenfassen
Entweder Baumstruktur oder Liste

Arbeitspaket

Klar definierter Bestandteil
PSP-Code
Klare Ziele
Festgelegter Umfang
Definierter Start- & Endtermin
Zugeordnete Ressourcen
Klarer Verantwortlicher

Netzplan & GANTT-Diagramm (!)

Netzplan

Alle Vorgänge eines Projekts verkettet (abhängig von ihrer Reihenfolge)
Jeder Vorgang enthält:
- Nr: Vorgangsnummer
- FAZ: Frühester Anfangszeitpunkt
- SAZ: Spätester Anfangszeitpunkt
- FEZ: Früherster Endzeitpunkt
- SEZ: Spätester Endzeitpunkt
- D: Dauer
- GP: Gesamter Puffer
- FP: Freier Puffer

Vorteile

Abhängigkeiten der Vorgänge
Bestimmung der frühesten und spätesten Zeitpunkte
Kritischer Pfad: Längste Abfolge von Aktivitäten zur Fertigstellung des Projekts
Terminplan festlegbar anhand des Plans